S’attaquer au processus de gestion des changements

Lorsque la décision a été prise de passer à Applied Epic, l’équipe de direction de Hugh Wood a formulé un plan de déploiement solide pour aider le personnel à gérer les changements. John Aschwanden, vice-président directeur, finances et administration, a déclaré : « Lorsque l’on présente un changement au personnel, il est essentiel de lui expliquer pourquoi on le fait et quels sont les avantages qu’il en retirera. Il faut insister sur la façon dont cela l’aidera dans son travail plutôt que sur ce qu’il devra faire. » Il a ensuite ajouté : « Le fait de tenir le personnel informé de nos progrès et de lui expliquer pourquoi il devait effectuer des tâches telles que le nettoyage de TAM était très utile. Il était également important de l’impliquer tout au long du processus de migration et de ne pas se concentrer que sur ce qui se passe en coulisses. »

Tendai Moyo, vice-présidente principale et responsable de la pratique d’assurance contre les cyberrisques, a pour sa part confié : « Plusieurs personnes comme moi utilisent TAM depuis des années, et les gens ont tendance à être réfractaires au changement. Mais lorsqu’il est question de technologie, la question ne se pose pas. C’est une nécessité pour améliorer l’expérience du client. » Elle a également déclaré : « Nous avons donné à toute l’équipe le temps de se préparer. Nous n’avons cessé de parler des avantages d’un nouveau système, et nos membres ont finalement adhéré au projet et compris pourquoi nous adoptions ces changements. »

Hollie MacDonald, responsable de la pratique du placement à risque, a déclaré : « Notre partenariat avec Applied est bon et son équipe de soutien est excellente. Si nous avons un problème, nous pouvons l’appeler ou lui envoyer un courriel, et quelqu’un nous répondra sans faute. Elle trouve toujours une solution. Et si la personne au bout du fil ne peut pas répondre à notre question, elle nous renvoie à quelqu’un qui peut le faire. » Puis, elle a ajouté : « Mon service est composé essentiellement de jeunes employés; ils sont à l’aise avec la technologie et sont donc enthousiastes. Mais pour certains membres du personnel, ces changements peuvent être effrayants. La plateforme Applied Epic sera différente, certaines procédures ne seront plus les mêmes, mais nos membres l’apprivoiseront et l’aimeront. »